När ”ingen kan göra det lika bra som jag” blir företagets största problem

Det börjar ofta som något positivt. Du bryr dig om jobbet, har höga krav och vet hur saker ska göras. Kunden får det bästa när du själv är med. Problemet uppstår när den inställningen blir en vana och allt börjar kretsa kring dig. Till slut måste du kontrollera, godkänna och lösa nästan allting själv. Det som en gång var en styrka har då blivit företagets största begränsning.

Du behöver börja dokumentera hur saker görs. Du behöver förklara vad som är viktigt och vad som faktiskt inte spelar någon större roll. Du behöver skapa rutiner som gör att andra kan fatta beslut utan att alltid fråga dig.

Och framför allt behöver du ge människor chansen att bli bättre.

Ingen kommer kunna göra jobbet lika bra som du första veckan. Det är en ganska orimlig förväntan. Du har kanske gjort samma sak i tio år medan den andra personen precis har börjat.

Om du hela tiden tar tillbaka uppgiften så fort någon gör ett misstag kommer du aldrig få den avlastning du behöver.

Du måste låta andra lära sig.

Det betyder inte att du ska släppa kvalitetskraven. Det betyder att du behöver skilja på sådant som verkligen är viktigt och sådant som bara är viktigt eftersom du själv har vant dig vid att göra det på ett visst sätt.

Den skillnaden kan frigöra enormt mycket tid.

Det finns också en annan sida av problemet. När du gör allt själv får du en falsk känsla av kontroll. Du vet exakt vad som händer eftersom allt passerar dig. Men samtidigt skapar du en verksamhet som blir väldigt sårbar.

Vad händer när du blir sjuk? När du vill ta semester? När du behöver vara borta några veckor? När företaget växer så mycket att du inte längre hinner vara överallt?

Om svaret är att allt stannar upp har du inte byggt bort ditt eget beroende av företaget.

Du har byggt in det.

Ett företag ska inte behöva fungera exakt som du fungerar. Det ska kunna fungera även när du inte är där.

Det är kanske den största förändringen från att vara duktig på sitt yrke till att vara bra på att driva företag. Som yrkesperson är det värdefullt att själv kunna göra jobbet bättre än andra. Som företagare blir det minst lika värdefullt att kunna skapa förutsättningar för andra att göra jobbet bra.

Din uppgift förändras helt enkelt när företaget växer.

I början handlar mycket om att själv leverera.

Senare handlar det mer om att bygga en organisation som kan leverera.

Det kan kännas som att du tappar kontroll när du börjar släppa saker. I själva verket är det ofta då du får tillbaka kontrollen över det som verkligen spelar roll.

Din tid.

Din ekonomi.

Din riktning.

Din möjlighet att utveckla företaget istället för att hela tiden vara fast i det dagliga arbetet.

Så nästa gång du märker att du tänker att det är enklare att göra jobbet själv, fundera på vad det faktiskt kostar dig. Den extra halvtimmen du sparar idag kan vara anledningen till att du sitter med samma arbetsuppgift även om fem år.

Det är inte ett tecken på att du är oumbärlig.

Det kan vara ett tecken på att företaget fortfarande är för beroende av dig.

Och den dagen någon annan kan göra jobbet nästan lika bra som du, utan att du behöver kontrollera varje detalj, har du inte förlorat din betydelse.

Du har tagit ett av de viktigaste stegen från att ha ett jobb till att faktiskt äga ett företag.

Det är en av de vanligaste fällorna för företagare som har byggt sitt företag kring sin egen kompetens.

I början är det helt naturligt. Du startade förmodligen företaget eftersom du kunde något som andra behövde. Du visste hur jobbet skulle göras, hade koll på detaljerna och kunde själv säkerställa att kunden blev nöjd. När företaget var litet fungerade det utmärkt. Du var företaget och företaget var du.

Sedan kommer fler kunder, fler uppdrag och mer pengar in. Det som tidigare var en hanterbar arbetsmängd börjar växa och plötsligt räcker inte tiden till. Lösningen blir ofta att arbeta mer. Sedan lite mer. Till slut börjar du fundera på att ta in någon som kan hjälpa till.

Det är här många företagare fastnar.

Att släppa ifrån sig arbetsuppgifter innebär att någon annan måste göra saker på ett annat sätt än du själv hade gjort. Det behöver inte betyda att resultatet blir sämre, men det kan kännas så eftersom du har byggt upp en väldigt tydlig bild av hur allt ska fungera.

Du ser detaljerna som andra missar. Du vet vilka kunder som behöver lite extra uppmärksamhet. Du vet hur en offert ska formuleras. Du vet vilket material som fungerar bäst och hur ett problem brukar lösas snabbast. Efter flera år i branschen sitter mycket av kunskapen i huvudet och det kan vara svårt att förstå hur någon annan ska kunna ta över.

Men det är just där du behöver tänka om.

Målet är inte att hitta någon som kan vara exakt som du. Målet är att bygga en verksamhet där fler människor kan göra ett bra jobb utan att du behöver vara inblandad i varje steg.

Det är en stor skillnad.

När du själv gör allting kan du ofta få jobbet gjort snabbare. På kort sikt är det effektivt. På lång sikt blir det ett problem eftersom din egen tid sätter gränsen för hur mycket företaget kan växa.

Du blir flaskhalsen.

Alla beslut passerar dig. Alla problem hamnar hos dig. Alla viktiga kunder vill prata med dig. Du kontrollerar arbetet, rättar till detaljer och hoppar in när något går fel. Ju bättre företaget går, desto mer behöver det av dig.

Det är en ganska märklig form av framgång.

Du har lyckats bygga ett företag som tjänar pengar, men samtidigt byggt ett företag som inte fungerar utan dig.

Det är också här uttrycket ingen kan göra det lika bra som jag blir farligt. För ibland är det sant. Ingen kan göra jobbet exakt som du. Du har erfarenheten, kunskapen och rutinen. 

Men frågan är om allt verkligen måste göras exakt som du skulle ha gjort det.

Det är lätt att blanda ihop kvalitet med kontroll. Bara för att du själv hade valt en annan lösning betyder det inte automatiskt att den andra lösningen är dålig. Bara för att en medarbetare behöver 40 minuter istället för dina 25 betyder det inte att personen är ineffektiv. Bara för att en kund får ett lite annorlunda bemötande än det du själv hade gett behöver det inte vara ett problem.

Ibland måste du acceptera att 90 procent av din egen standard är tillräckligt bra om det innebär att du kan frigöra timmar varje vecka.

Det är ofta där den verkliga förändringen börjar. 

Du behöver börja dokumentera hur saker görs. Du behöver förklara vad som är viktigt och vad som faktiskt inte spelar någon större roll. Du behöver skapa rutiner som gör att andra kan fatta beslut utan att alltid fråga dig.

Och framför allt behöver du ge människor chansen att bli bättre.