En helt vanlig dag som företagare: 17 mejl, tre möten och noll gjort

Du började dagen med en tydlig plan. Några viktiga saker skulle bli gjorda, ett par beslut skulle tas och helst skulle du hinna med det där jobbet som faktiskt driver företaget framåt. Sedan öppnade du mejlen. Någon behövde ett snabbt svar, ett möte dök upp, telefonen ringde och plötsligt var klockan fyra. Du har varit igång hela dagen och ändå är det viktigaste fortfarande ogjort.

Det här blir särskilt tydligt när du driver ett mindre företag där du har många olika roller. Ena stunden är du säljare, nästa stund ekonom, sedan kundtjänst, inköpare, projektledare och IT-support. Däremellan försöker du faktiskt göra det du startade företaget för att göra.

Det är nästan som att företaget har en liten tävling varje morgon om hur många olika roller du kan hinna spela innan lunch.

Och någonstans mitt i allt försvinner fokus.

Det är svårt att skriva en bra offert när telefonen ringer var tionde minut. Det är svårt att tänka strategiskt när du samtidigt försöker lösa tre akuta kundproblem. Det är svårt att utveckla företaget när varje ledig stund äts upp av sådant som känns brådskande. Det luriga är att det brådskande nästan alltid vinner över det viktiga.

Kunden som väntar på svar känns viktigare än nästa års strategi. Fakturan som ska skickas känns viktigare än att utveckla försäljningen. Det där lilla problemet på kontoret känns viktigare än att faktiskt fundera på hur företaget ska växa.

Och eftersom de små sakerna ger en omedelbar känsla av att du får något gjort fortsätter du. Det är mycket skönare att bocka av tio små uppgifter än att sitta i två timmar och fundera på ett stort problem som kanske inte ens går att lösa samma dag.

Men det är ofta det stora problemet som faktiskt avgör företagets framtid.

Därför kan en av de bästa förändringarna vara att börja skydda tiden för det viktiga. Inte när allt annat är klart, för allt annat blir aldrig klart, utan genom att bestämma att vissa saker får vänta.

Mejlen kan vänta.

Telefonen kan ibland vänta.

Mötet kan vänta.

Det viktiga arbetet behöver däremot få en plats där det inte hela tiden blir bortprioriterat.

Det kan kännas konstigt i början, särskilt om du är van vid att vara tillgänglig hela tiden. Du kanske känner att du borde svara direkt, att kunderna förväntar sig det och att företaget måste vara igång varje minut.

Men de flesta företag går inte sönder av att ett mejl besvaras två timmar senare. Det som däremot kan kosta betydligt mer är att du aldrig hinner arbeta med det som ska göra företaget bättre.

Dagen börjar ofta med goda intentioner. Du har kanske till och med skrivit ner vad som behöver göras. Det finns en offert som ska skickas, en kund som ska ringas, ekonomin som behöver gås igenom och ett par timmar som egentligen skulle läggas på att utveckla företaget.

Sedan kommer det första mejlet.

Det tar två minuter att svara på, så du gör det direkt. Därefter kommer ett till. Sedan ett från en kund som behöver hjälp med något som egentligen inte är särskilt brådskande, men som känns dumt att låta vänta på. Ett meddelande från en leverantör kräver ett snabbt beslut och innan du vet ordet av har du suttit i inkorgen i en halvtimme.

Det är då arbetsdagen börjar gå åt fel håll utan att det riktigt känns så.

För du har ju jobbat.

Du har svarat på mejl. Du har pratat med kunder. Du har varit på möten. Du har löst problem. Du har ringt samtal. Du har kanske till och med hunnit göra några saker på din lista.

Ändå är det där viktiga jobbet kvar.

Det är en av företagandets stora paradoxer. Det går att vara extremt upptagen utan att vara särskilt produktiv.

Möten är ett bra exempel. Ett möte kan vara viktigt, absolut. Men företagare har en märklig förmåga att boka in möten för att prata om saker som senare kräver ett nytt möte för att bestämma vad man egentligen kom fram till.

Tre personer sitter i en timme och diskuterar en fråga som kanske hade kunnat lösas på tio minuter.

Ingen gör egentligen något fel. Alla är upptagna och alla försöker bidra. Ändå går tre timmar av företagets tid åt till något som inte skapar särskilt mycket värde.

Sedan ska mötet sammanfattas.

Någon ska skicka ett mejl.

Någon ska ta fram ett underlag.

Någon ska följa upp.

Och plötsligt har ett möte som skulle spara tid skapat ännu mer arbete. Det är inte konstigt att du känner dig slut när arbetsdagen är över. Problemet är bara att trötthet inte alltid betyder att du har gjort det viktigaste.